En primer lugar, ¡ Qué no cunda el pánico ! No necesariamente nuestra empresa tiene que haber sido denunciada para sufrir una inspección de trabajo .
Las inspecciones son actuaciones rutinarias realizadas a cualquier tipo de negocio o empresa para asegurarse de que se cumplan todas las normativas que exige la ley, y cualquiera que realice una actividad empresarial puede ser objeto de sufrirla: personas físicas y jurídicas, públicas o privadas y las comunidades de bienes y sociedades cooperativas, en cuanto sujetos obligados o responsables del cumplimiento de las normas de Orden Social.
La visita de un inspector puede ocurrir por sorpresa o recibiendo una notificación previa, aunque la primera suele ser la más frecuente. Por ello es recomendable estar preparado ante esta situación y tener toda nuestra documentación siempre en regla y ordenada, a fin ser colaborador con el inspector y de que todo el proceso fluya lo más fácilmente posible.
¿ Qué cosas y documentos pueden solicitarnos los inspectores ?
Durante la inspección pueden solicitarnos, a nosotros mismos o a algún trabajador, que acompañemos al inspector por el centro donde se desarrolle la actividad y aportemos documentos e información referida a los puestos de trabajo, horarios laborales, prevención de riesgos…negarse a ello o impedir el acceso del inspector a cualquiera de las zonas de nuestra empresa se considera como una falta grave y es motivo de sanción.
Así pues, alguno de los documentos que pueden solicitarnos son:
· Comunicación de apertura de la autoridad laboral
· Alta en el IAE.
· Cuadro horario y calendario laboral
· Documentos de inscripción, afiliación, contratos , alta y baja a la Seguridad Social de la empresa y los trabajadores, en el régimen correspondiente, mutuas, etc.
· Justificantes de pago de las nóminas, cuotas o prestaciones de la Seguridad Social.
· Resumen de horas extraordinarias y hojas de registro de la jornada laboral.
· En el caso de que tengas en tu empresa trabajadores extranjeros, las autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores.
· Libro de contabilidad (Libro mayor y balances)
· Escritura de constitución de la sociedad
· Declaración del Impuesto de Sociedades y recibo de pago.
· Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales: medidas de protección, material preventivo de accidentes de trabajo, y todas aquellas actuaciones , evaluaciones ,controles y planificaciones que realicemos, registro de los accidentes de trabajo, etc.
· Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social
· Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)
· Declaración de operación con terceros (modelo 347)
· Contratos Mercantiles.
Si tras la visita considera el inspector que hemos cometido alguna infracción, se requerirá la subsanación de las irregularidades y nos levantará un acta de infracción que recibiremos también a los 10 días por correo certificado , y seguramente vendrá acompañada de una sanción y el plazo para corregir las anomalías encontradas.
Tendremos un plazo de 15 días desde su recepción para revisar bien la notificación, fecha del acta y notificación de la misma ( que no hayan transcurrido más de 10 días desde que se levantó el acta), pruebas y revisión del expediente y así presentar las alegaciones que consideremos oportunas.
Recuerda contar siempre con profesionales que te asesoren y aseguren el cumplimiento de todas las exigencias de las administraciones.
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